« Savoir » manager, ça fait toute la différence !

Cela faisait à peine peu de temps que j’ai intégré cette équipe mais mon dynamisme et ma forte implication m’ont valu une certaine promotion. En plus de devenir membre, j’ai reçu la proposition de devenir Responsable d’une entité assez particulière. Je le dis parce que je n’avais aucune notion du domaine. Et pourtant c’est cette partie dont j’ai accepté la direction qui a fait bouger l’ONG.

Où je veux en venir?

J’ai eu une formation en Gestion des Projets donc je suis censée savoir comment écrire et piloter un projet jusqu’au bout, mais la théorie apprise est toujours différente de la pratique sur le terrain : je l’ai appris à mes dépends. Certes, le véritable objectif était d’avoir des résultats concrets et positifs, mais le véritable challenge a été la gestion d’une équipe pour atteindre ces résultats.

En fait, je me suis retrouvée fréquemment seule, face à toutes les tâches à accomplir. Et comme si cela ne suffisait pas, je devais encore rendre des comptes : tenir les autres au courant de l’évolution du projet. Je n’avais vraiment aucune idée de la conduite à adopter en tant que manager (parce que c’est ce que j’étais) pour faire participer réellement les autres membres. Un casse-tête qui me faisait passer par toutes sortes d’émotions : la colère, la frustration et la fatigue qui était toujours au rendez-vous. J’accusais sans cesse les autres de ne pas s’impliquer dans les activités. Pour une personne qui a comme ambition d’être «Chef d’entreprise», ce n’était pas gagné d’avance.

Mais pourquoi je me retrouvais à manager une équipe fantôme ?

Je suis celle qu’il faut blâmer en premier. J’ai omis une chose essentielle : J’ai négligé d’assigner à chaque membre des tâches précises avec des délais sur lesquels je devais avoir un retour. Cette étape dans la gestion d’une équipe est primordiale. La seule feuille de route qu’on avait était le plan pas très détaillé du document projet et le fait de ne pas rendre responsable en attribuant à chacun une tâche précise pour l’atteinte des objectifs n’a pas suscité un réel engouement de participation. De plus on m’en voulait puisqu’il semble que j’avais décidé de faire les choses à ma manière.

Je me suis bien plantée !

Mes erreurs m’ont poussé à en savoir plus sur le management vu que je suis appelée à me retrouver dans cette position.

J’ai appris qu’en toute chose il y a des bases et la gestion des ressources humaines ne fait pas exception.

« Le Nouveau Manager Minute » de Ken Blanchard et Spencer Johnson est le premier livre que je lis sur le sujet et je trouve qu’il est le mieux indiqué pour commencer un apprentissage concret. Il offre des règles de base assez particulières dont l’application facilite le travail en équipe et l’atteinte des objectifs.

Alors quels sont ces secrets qui font la différence ?

Selon les auteurs du « Nouveau Manager Minute » La plupart du temps, les managers commettent deux erreurs : l’une est de croire que chacun sait ce qu’il a à faire, l’autre est de laisser libre cours à chacun de prendre des initiatives qui vont aider à atteindre les objectifs. En réalité, pour qu’une personne soit réellement motivée à travailler et s’impliquer positivement dans le sens attendu par son responsable, elle doit savoir quelles sont ses tâches et le résultat attendu.

Il est donc indispensable :

– de définir le rôle que doit jouer chacun pour faciliter l’avancement du travail;

– d’accorder du temps à chaque membre de l’équipe pour être sûr qu’il soit au courant de ses responsabilités. Il doit savoir clairement quelle est sa mission et ce qu’on attend de lui en termes de performances;

– que chacun mette par écrit les tâches qui lui sont attribuées avec une petite description. Ces tâches doivent être limitées pour lui éviter d’être surchargé et dispersé. Toute personne qui le lit doit également comprendre en quoi consiste le travail à faire. Le manager en garde une copie pour vérifier régulièrement l’avancement du travail.

Ainsi, lorsque des difficultés sont rencontrées lors de l’exécution du  travail demandé, le rôle du manager est de guider le collaborateur à trouver des solutions pour atteindre le résultat attendu sans toutefois faire le travail à sa place. Poser les bonnes questions est un moyen pour entrevoir les réponses qu’on recherche.

Lors de l’exécution d’un travail, il est difficile de savoir si on est sur la bonne voie, si on fait les choses bien surtout lorsqu’on ne s’y connaît pas. Alors recevoir un feedback surprise qui montre qu’on avance bien est réconfortant, encourage à avancer et faire mieux.

Beaucoup sous-estiment le fait de féliciter l’action positive ou les progrès de celui avec qui on travaille. Pourtant cela change la « peur de mal faire » en « confiance d’être dans la bonne direction ». Un compliment sincère a la capacité de stimuler une personne à s’améliorer, progresser, et donner le meilleur de lui-même.

L’habitude la plus répandue est de ne voir que ce qui n’est pas bien fait.  L’objectif de ce principe est de changer cela. Il est question ici de pousser le manager à se concentrer principalement  sur ce que le collaborateur fait de positif.

Pour qu’il soit réussi, le compliment doit :

– être dit au moment où ce qui a été bien fait a été remarqué et pas mentionné dans le point récapitulatif à la fin du projet ;

– être dit en faisant ressortir précisément ce que la personne a fait. Ainsi elle saura que le manager prête une attention particulière à ses efforts ;

– être exprimé même si le manager est confronté à des difficultés ou situations désagréables.

Au fil du temps, pour rester motivé et performant, le collaborateur doit apprendre à relire souvent sa fiche de mission et prendre la relève de cette habitude de félicitation. Ne pouvant pas toujours bénéficier des attentions du manager, il doit apprendre à s’encourager lui-même et être fier de ses progrès.

L’erreur est humaine et il peut arriver que les membres de l’équipe en commettent. Dans ce cas, le chef d’équipe utilise cette astuce pour remettre sur les rails ceux qui se perdent.

Le but d’un recadrage minute est d’aider la personne en erreur à apprendre et la réceptivité de la personne lors du recadrage dépend de comment il est fait.

Au lieu de punir parce que la personne ne s’en sort pas, il faut le recadrer. Comment s’y prendre ?

Dès que le manager remarque que quelque chose se passe mal, il fait appel au concerné. Il revient sur les objectifs minute afin de vérifier qu’ils sont clairs, afin de s’assurer que la mission ainsi que ce qui est attendu est compris.

Ensuite, il fait mention de ce qui pose problème et de la gravité de son erreur sur les résultats. S’en suit le rappel de la confiance et du soutien qu’il porte à l’endroit de la personne pour trouver la solution qui va corriger le tir.

En fait, le problème n’est pas de commettre des erreurs. En revanche, ne pas en tirer des enseignements, voilà ce qui crée les vrais problèmes.

Trois (03) raisons expliquent l’efficacité des recadrages minute : 

– Le feedback se fait à petites doses puisque la faute est très vite repérée. L’accumulation de sentiments négatifs dûs aux faiblesses des membres de l’équipe n’a rien de productif. Traiter les erreurs une à une facilite la compréhension et la personne peut se corriger à temps.

– Il y a du respect et de la bienveillance derrière un recadrage.

« Le but n’est pas de démolir les gens, mais de les aider à se construire. Chaque fois que quelqu’un s’attaque à l’idée que nous avons de nous-mêmes, nous ressentons le besoin de nous défendre, nous et nos actes, et cela peut nous entraîner à fausser les faits. Quand les gens sont sur la défensive, ils n’apprennent rien. Il faut donc séparer leur comportement de leur valeur personnelle. Réaffirmer cette dernière après avoir traité le problème  permet de mettre l’accent sur un comportement sans attaquer la personne. »

Extrait du livre « Le Nouveau Manager Minute » de Ken Blanchard et Spencer Johnson

– Quand le recadrage est terminé, il est terminé. On n’en parle plus.

Peut-on y trouver un avantage sur le plan personnel ?

Dans l’une de mes lectures, précisément ‘’Comment dire non’’ de William Ury, il est mentionné que :

‘’Vous ne pouvez en aucun cas influencer le comportement de l’autre si vous n’êtes pas d’abord capable d’influencer le vôtre’’ 

Les différents secrets de base du management que comporte ce livre m’ont fait penser à cette citation. Elle répond aisément à la question posée plus haut. Après tout, comment être un manager efficace si l’on ne définit pas clairement les objectifs et la performance souhaités pour soi-même comme pour son équipe ? Alors avant d’être le manager des autres, il faut déjà apprendre à l’être pour soi-même et l’application de ces principes au quotidien peut-être d’une grande aide. Je fais donc ce travail à mon niveau.

Quelques passages pertinents :

1. Les objectifs indiquent précisément sur quelles priorités il faut cibler les efforts. Les félicitations renforcent votre confiance en vous, ce qui vous aide à réussir, et les recadrages permettent de lutter contre les erreurs éventuelles.

2. Féliciter les gens n’aboutit pas forcément à de bons résultats quand cela ne va pas de pair avec des recadrages destinés à corriger les erreurs éventuelles.

3. Les trois secrets ne représentent probablement que 20% des activités que nous entreprenons, mais ils aident à réaliser 80% des résultats espérés.

4. Mieux nous comprenons pourquoi quelque chose fonctionne, mieux nous l’utilisons.

5. Que vous ayez affaire à un gagneur ou à un gagneur potentiel, le fait d’établir des objectifs stratégiques minute est un outil essentiel à un comportement productif.

6. L’essence du savoir est, si vous le possédez, d’en faire usage.

7. Quand on est bien dans sa peau, on obtient de bons résultats.

8. Aidez les gens à réaliser leur plein potentiel. Surprenez-les entrain de bien faire quelque chose.

9. Prenez une minute pour regarder vos objectifs. Ensuite, regardez ce que vous êtes entrain de faire et voyez si cela coïncide.

10. Ne nous résumons pas à notre comportement. Nous sommes la personne qui adopte tel ou tel comportement.

11. Au stade de l’apprentissage, félicitations et encouragements sont bien utiles.

Pour finir, mes impressions sur « Le Management Minute »

Ce que j’ai aimé :

Les principes sont simples et pratiques. « Le Nouveau Manager Minute » est agréable à lire et réunit l’essentiel. L’histoire qui permet de découvrir ces principes facilite également la compréhension.

Ce que j’ai moins apprécié : 

Le sens trop simpliste donné au vu de la complexité qu’est, en réalité, le fait de diriger les gens. Faut dire que soi-même c’est déjà assez difficile.

Il est vrai que même si elle le semble, la mise en pratique n’est pas toujours aisée au quotidien. Alors j’exhorte tout(e) lecteur(trice) qui cherche à améliorer son management à tirer le meilleur de cette lecture et surtout à approfondir ses connaissances sur le sujet.

C’est ce que je compte faire !

Le blog personnel d’une amoureuse des livres, de la vie et de l’écriture, qui se découvre. J’espère que mon enthousiasme à partager ma passion de la lecture et tout ce qui m’inspire te donnera l’envie de lire pour apprendre et t’ouvrir au monde tout en contribuant à ton bien-être, ta croissance et ton évolution personnelle.